тел.: 8(909)697-15-00
e-mail: [email protected]
Квитанция гостиницы — главный отчетный документ в отчете по командировке
Квитанция гостиницы — главный отчетный документ в отчете по командировке.
Планируя многодневную командировку и решая вопрос о том, как получить от нее максимальный доход, в первую очередь надо понять: из чего состоит бюджет Вашей командировки.
Итак, во-первых — это суточные, определяемые положением о командировках в Вашей организации. Во-вторых — различные накладные расходы: оплата проезда до места назначения, телефонная связь, оформление визы или загранпаспорта. Сюда же входит оплата проживания командированного сотрудника в гостинице.
Если с суточными и проездом все довольно просто и прозрачно — достаточно предоставить кассовый чек и билет, то с проживанием все сложнее. Для оплаты найма жилого помещения (номера в отеле, комнаты в общежитии и т. д.) необходимо предоставить квитанцию из гостиницы или счет и чек об оплате. Тут есть один интересный момент, который мало кто знает: по закону командированному сотруднику его организация должна оплачивать и дополнительные услуги, предоставленные отелем: например, прачечная, аренда сейфа и прочее. Однако следует помнить, что сюда не входят: счета из ресторанов и баров, обслуживание в номере и пользование оздоровительно-рекреационными объектами (сходить в сауну, поиграть в бильярд и вызвать снегурочку в номер бесплатно, увы, не получится).
На практике, зачастую работодатели оплачивают работнику проезд до места назначения, и выдают определенную сумму на расходы, включающие и оплату жилья и связь, и иные расходы. После возращения командированный должен отчитаться о том, сколько выданных денег он потратил и на что именно, предоставив чеки, квитанции или иные документы, подтверждающие правомерный целевой расход средств. Единственное, что не подлежит отчету — это суточные. Этими деньгами сотрудник может распоряжаться совершенно свободно. А вот квитанция гостиницы — главный отчетный документ в отчете о командировке. Помимо того, что расходы по найму жилья — в среднем самая крупная статья расходов на командировку, следовательно, надо быть особо внимательным к деталям: в нее может быть включены «полезные» лично для вас пункты — можно, к примеру, вписать в расходы химчистку шубы.
Многие отели, специализирующиеся на командированной клиентуре держат сравнительно небольшую цену проживания при солидной стоимости дополнительных услуг. Таким образом, выбирая отель с подобной спецификой, вы обеспечиваете себе максимальное удобство за средства работодателя.
Помимо пользования дополнительными услугами, повышающими комфорт проживания в чужом городе, необходимость определенного места жительства на время командировки определяет существования теневых схем получение наличных на руки. Так, например, интернет и привокзальные столбы любого города пестрят объявлениями о фиктивных гостиничных чеках. С такими предложениями надо быть осторожнее: даже если Вам есть где остановиться у друзей или родственников, и Вы хотите получить деньги на руки, прежде уверьтесь, что фиктивный гостиничный чек будет подвержен при запросе вашего работодателя. В таком случае вы без проблем сможете положить «потраченную на съем жилья» в карман.
