тел.: 7(499)322-49-30
e-mail: [email protected]
Подтверждение проживания в отеле при запросе из бухгалтерии
В обычной жизни современного человека приходиться часто, а кому-то не очень, ездить в различные командировки. Останавливаться в различных гостиницах или отелях. И по приезду домой в родные стены своей компании или организации очень скрупулезно и волнительным моментом будет подтверждение проживание в гостинице или отеле, для возврата своих кровных. Чтобы бухгалтера вашей «конторы» спали спокойно и нервы ваши были целы, советую подготовиться к отчету основательно.
Для начала ,еще перед отъездом в командировочный город, советую обзавестись Доверенностью и справкой-требованием из бухгалтерии о выдаче вам на руки счет фактуры или справки работы по УСН. Будьте внимательны , лучше проверить все на месте, чем потом доказывать свою правоту.
Доверенность должна быть составлена на ваше имя (без ошибок и описок), обязательно включать в себя
• Полное название предприятия.
• Юр.адрес (обязательно индекс, город, улица, дом).
• ИНН и КПП компании.
Ну, теперь в путь. При регистрации или оформлении в гостинице вам должны выдать квитанцию или заключенный с вами договор ,с точными данными :
• Наименование гостиницы;
• ФИО гостя, следовательно, Вас;
• Номер комнаты или койко-места в номере (краткое описание «люкс, полулюкс, эконом, койко-место)
• стоимость номера или койко- места в нем;
Естественно все без ошибок и описок. А на выезде не забудьте получить:
1.Кассовый чек.
2. Счет, обязательно с живой печатью отеля.
3. Счет фактуру.
Это при условии, что вы проживали в гостинице, работающей с НДС.
При работе гостиницы по Упрощенной Системе Налогообложения (без НДС), то нужно предоставить справку, о подтверждении работы по УСН (по требованию бухгалтерии, и при наличии доверенности, которые вы привезли с собой).
Также вы можете подтвердить свое проживание в гостинице
• актом выполнения работ
• договором на оказание услуг
• прайс листом цен на услуги отеля
Если гостиница не имеет кассового аппарата , то вместо чека вам должны выдать бланк строгой отчетности с обязательными реквизитами :
• адрес действующего исполнительного органа юр. лица,
• шестизначный номер и серия документа,
• ИНН налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ.
Иностранные компании выдают документы: INVOICE или «PRO-FORMA-INVOICE», на русском это тот же СЧЕТ. А акты выполненных работ – по запросу (доверенность) без ограничений. Обязательно обзаведитесь этим актом, чтоб потом Валютный контроль банка, который и требует этот Акт (ссылаясь на валютное законодательство) т. к. счёт для них не является документом, к вам не «прицепился».
Итак, подытожим.
Для отчета о командировочных средствах сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию следующие документы:
1.Кассовый чек или бланк строгой отчетности.
2. Счет, подтвержденный печатью гостиницы.
3. Счет фактуру (если работают с НДС) или справку, о подтверждении работы по УСН
4. акт выполненных работ (если иностранный отель) или по желанию
5. прайс лист цен на услуги отеля (необязательно)
6. договор на оказание услуг (по возможности).
В случае если бухгалтерия сделает запрос о подтверждении проживания в гостинице, то отель обязан предоставить его. А запрашивать бухгалтера любят по разному:
но чаще всего это телефонный звонок ,
Для проверки подлинности документов, бухгалтер звонит в отель по номеру , который указан на счете. А регистратор проверяет , достоверность информации, и сообщает ему, где и когда сотрудник останавливался.
